7 tips att leda digitala möten och workshops

Antalet digitala möten och workshops har exploderat under corona-pandemin och precis som många andra har även RePro ställts om till både heldigitalt format och under perioder som hybridformat med hälften av deltagarna med på plats och hälften med digitalt. Här har vi samlat några av våra erfarenheter och tips av att leda digitala möten.

 

1. Tillåt dig att verkligen leda

Tar du ledarrollen? Vår erfarenhet vid digitala möten är att ledarrollen förändras och blir än viktigare. Eftersom vi inte kan känna in varandra på samma sätt så behöver du som ledare ha en mer aktiv roll i att leda mötet och lotsa processen framåt. Förbered dig mentalt på den rollen innan mötet och våga vara tydlig i din styrning. Det betyder inte att du behöver dominera mötet, utan att du tar en tydlig och närvarande ledarroll. På så sätt når du fram genom rutan till de andra deltagarna och hjälper dem att slappna av under ett ansvarstagande ledarskap.

 

2. Öppna mötet innan

Be deltagarna att komma in till mötesrummet en stund innan för att installera sig och testa tekniken innan start. Det bör ha gått ut som en del av inbjudan, där du också kan uppmuntra deltagarna att på förhand testa plattformen och ta hjälp av sin IT-support vid behov. Tänk igenom vem det är som ska hjälpa deltagarna med teknikproblem under mötet. Be helst någon kollega att ta den rollen, särskilt om det är ett större möte eller workshop. Det är inte roligt att själv behöva hantera teknikstrul samtidigt som man ska förbereda sig och vill ha utrymme att hälsa deltagarna välkomna. Se till att du kan lägga ditt fokus på att få en riktigt bra uppstart på mötet.

 

3. Hjälp alla att vara närvarande

Var tydlig med förhållningssätten för mötet, särskilt om det är ett större möte eller workshop. Uppmana deltagarna att välja att vara närvarande eftersom det finns många andra saker att hålla på med parallellt vilket kommer att ha ett inflytande på mötet. Be alla att ha på sin kamera om möjligt. Börja gärna med en runda, precis som vid fysiska möten så hjälper det alla att landa in i mötet genom att få en röst. Är det ett längre möte som en workshop eller utbildningsdag så kan du i förväg rekommendera deltagarna att sitta på en plats där det är lugn och ro, stänga av telefon och mejl som annars lätt distraherar. Förbered dig själv så att du också håller din egen närvaro stark.

 

4. Aktivera deltagarna

Vid digitala möten finns inte samma sociala tryck att avstå från distraktioner som mobilen, mejlen eller annat eftersom man inte ser varandra på samma sätt. Det är lätt att tänka att man bara ska fixa en annan grej samtidigt och kanske inte har så stor betydelse, men i längden så har det en påverkan på mötets kvalitet. Som mötesledare är finns det mycket du kan göra för att hjälpa deltagarna att vara aktiva och fokuserade. Hitta sätt att aktivera dem med jämna mellanrum i grupprum och chatten med bra, relevanta frågor. Det finns idag också plattformar som är utformade för interaktiva workshops om man vill välja det. Ställ direkta frågor och fördela ordet till deltagarna med namn, det är ofta enklare än att lämna ordet fritt eftersom deltagarna inte kan läsa av varandra på samma sätt och det istället blir tyst. Det är viktigt att ta paus oftare under digitala möten, korta 5-10 minuters-pauser som komplement till de längre pauserna gör stor skillnad. Planera in walk-and-talks där du parar ihop deltagarna som ringer upp varandra och pratar om en given fråga under en promenad.

 

5. Mer struktur

Digitala möten mår bra av mer struktur än fysiska möten. Antagligen har det att göra med att vi inte kan läsa av varandra på samma sätt. Det är svårare att känna in rätt tajming, det är lättare att stanna kvar i bakgrunden, distraktionerna är fler. Så vår erfarenhet är att digitala möten hjälps av tydligare struktur som att fördela ordet, att uttryckligen be alla ha sina kameror på, förbereda bra frågeställningar, veta hur du vill att gruppen ska samtala om dem, hur länge och hur du leder vidare från det ena till det andra momentet.

 

6. Stanna hemma hos dig själv

Att leda ett möte handlar till stor del om att känna av gruppen och att anpassa sin respons till vad som växer fram och i vilken takt. Vid digitala möten är den kontakten mer begränsad. Det går inte att känna in rummet på samma sätt, vi är mer utlämnade till ansiktsuttryck och röster. Då blir det viktigare att tydligt be om det du behöver för att bli klar över om ni är på rätt väg. Det kan handla om feedback under mötet till exempel om allt fungerar, om det behövs en paus, om alla är med, frågor man har. Men det kräver också en starkare fokusering hos sig själv, eftersom det ofta kan kännas som att man pratar in i ett tomt space när mikrofoner är avstängda och det dessutom är bilder som visas. Då gäller det att hålla fokus och centrera sin egen närvaro för att inte tappa tråden och kontakten.

 

7. Ge tid för avslut

Många har arbetsdagar där man går från ett digitalt möte till nästa under en hel dag. Hjälp dina deltagare att få ett bra avslut på ditt möte så att mötet upplevs komplett. Det är tillfredsställande för alla att det på slutet finns tid att knyta ihop säcken, klargöra vad ni kommit fram till, att du uppskattar deltagarna för deras bidrag och deltagande, bli överens om hur ni tar hand om det ni eventuellt inte hann med, vem som gör vad och vad som händer nu. Gå en runda att be alla, om än med bara ett ord eller en mening, säga vad de tar med sig från mötet. Alternativt ber du alla att skriva detta i chatten och så läser du upp vad som skrivs. Måna om fina, tillfredsställande avslut på dina möten.